Per capire i sistemi informativi usati in un’organizzazione bisogna tenere conto di due storie:
- la storia della tecnologia, perché se una azienda è nata una trentina di anni fa, le tecnologie che avrà adottato saranno molto influenzate dalla storia;
- la storia delle aziende, perché per molte aziende la storia non è lineare, ma soggetta a fusioni, scorporazioni, acquisizioni, e quindi il loro sistema informativo sarà mutato con esse.
L’evoluzione dell’azienda è importante per chi sviluppa i sistemi informativi: i sistemi informativi sono entità dinamiche e a volte sono soggetti a tempistiche molto strette.
Per sviluppare il sistema informativo di una azienda è innanzi tutto necessario capire quali sono le esigenze delle organizzazioni. Il primo passo è interpretare le necessità dell’azienda e saperne capire i problemi, cercando di cogliere l’idea su come essa funziona. Infatti oggi le organizzazioni non sono più capaci di dire di cosa hanno bisogno senza immaginarsi la soluzione che vorrebbero (ad esempio non chiedono di “poter amministrare la logistica”, ma chiedono “un database per la logistica”). È quindi nostro compito sapere interpretare tali necessità: ogni azienda ha scopi e ragioni diverse, quindi bisogna creare sistemi che rispondono ad ogni singola esigenza.
Il primo problema quindi consiste nel riuscire ad:
- individuare tutte le informazioni possibili, in quanto è impossibile accedere a tutte, poiché nessuno all’interno dell’azienda conosce ogni singola parte del sistema in loro possesso,
- riuscire a consigliare l’azienda nelle scelte da prendere, ascoltandone le esigenze.
Poi vogliamo distinguere le tre facets dei sistemi, analizzando i livelli di integrazione tra queste facts, individuarne i punti di rigidità, i problemi emergenti (ci indicheranno da dove verranno fuori le domande che renderanno i punti di rigidità dei problemi).
Vista la rigidità a cui sono sottoposti i problemi, la questione non è più quella di integrare un dato X con un dato Y, ma è quella di definire le possibilità di integrazione. Bisogna ridurre i costi di integrazione, potendo consentire ad un’organizzazione di cambiare radicalmente la sua struttura.
Un altro problema da affrontare è quello del dove porre i servizi: è possibile dotare l’azienda di una e-mail, ma se c’è un sistema di customer management, ad esempio, possiamo integrare l’e-mail a tale sistema. Molti sistemi di document management, infatti, oggi integrano tecnologie come l’e-mail.
Il problema dell’integrazione si pone anche in questo ambito: più ci spostiamo verso i gruopware, più abbiamo problemi di integrazione che riguardano gli strumenti utilizzati e i loro settori di utilizzo.
Per ragionare meglio, faremo un quadro di quello che c’è in Italia, per due motivi:
- probabilmente ci troveremo ad analizzare le organizzazioni italiane;
- le aziende italiane hanno caratteristiche uniche.
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