Integrazione dei sistemi
I sistemi attuali, per la grande maggioranza, sono divisi in parti che si occupano di aspetti specifici della vita dell’organizzazione: quasi sempre amministrazione, budget, bilancio (aspetti economico-finanziari), ma anche componenti per il personale, contenenti tutti i dettagli che sono rilevanti per l’impresa. Ognuna di queste parti del sistema integra, a suo modo, elementi delle 3 facets (di norma, ogni modulo lo fa in modo diverso).
Con l’evoluzione dell’azienda, con l’ingrandimento e col cambiamento nella sua struttura, si sente la necessità di un sistema informativo più complicato, integrando altri dati e altri moduli. Ciò comporta che per le integrazioni effettivamente realizzate, la risposta sia altamente efficiente. L’integrazione si fa sostanzialmente integrando le diverse facets a livello di un unico database: ogni componente ha un database che si riferisce a vari aspetti, e noi integriamo tutte le informazioni di quel database.
Nella maggior parte dei casi, i database sono relazioni e l’integrazione è a livello di informazioni, ma alcune tecnologie permettono di collegare oggetti.
Se si vogliono integrare in modo diverso due facets, le tecniche messe a disposizione dagli ERP non sono di facile utilizzo. Infatti questo tipo di integrazione ancora manca negli ERP: si può fare qualche operazione di integrazione dei dati da database diversi, ma questo richiede un’estrazione delle informazioni prima di poterle integrare nella componente di data-mining.
L’efficienza nell’integrazione è un aspetto critico per l’azienda, poiché nelle organizzazioni odierne, uno dei problemi principali è rispondere in modo adeguato e rapido ad evoluzioni non facilmente prevedibili del mercato. Per esempio, l’emergere di nuovi mercati economici quali
quello brasiliano, russo, indiano e cinese (chiamato “BRIC”), pone dei problemi alle aziende italiane, che devono capire come entrare in quei mercati e necessitano di informazioni che non sono immediatamente disponibili in un ERP. Per questo motivo, c’è bisogno di data warehouse e data mining. I manager dell’organizzazione richiedono che le informazioni di cui hanno bisogno siano fornite con tempi di risposta compresi tra una settimana e un mese: al di fuori di questo intervallo, l’impresa prende decisioni senza i dati richiesti e l’informatica perde un ruolo, venendo quindi percepita come ostacolo o problema. Creando un sistema di Business Intelligence, bisogna quindi pensare a tutte le possibili domande che il manager potrà porvi e predisporre il sistema per essere in grado di fornire una risposta. L’informatica deve seguire lo sviluppo dell’azienda!
Se l’azienda non sta comprando, ma allarga anno dopo anno il suo mercato nel mondo, bisogna adattare il sistema per adeguarsi all’espansione.
Se l’impresa sta facendo outsourcing di tutte le risorse centrali, la piattaforma deve potersi evolvere verso questa direzione. Deve quindi esserci un’evoluzione della piattaforma applicativa in modo ciclico, con un periodo compreso tra i 6 e i 12 mesi. Sopra alla piattaforma applicativa c’è però quella tecnologica, che è di carattere sostanzialmente diverso, poiché descrive qual è la modalità con cui vengono gestite le tecnologie informatiche; è fondamentale per la buona riuscita delle scelte a livello di piattaforma applicativa e alla risoluzione dei problemi. Il suo ciclo evolutivo in questo caso è poliennale e deve essere costantemente monitorato per garantire che l’architettura sia la migliore per le nostre necessità.
Ci sono quindi 3 livelli da gestire per offrire soluzioni valide:
- piattaforma tecnologica (poliennale)
- piattaforma applicativa (6/12 mesi)
- singoli problemi (settimana/mese)
Questa divisione in livelli però non è di facile individuazione: sebbene essa sia presente, non è netta. Basti pensare all’esempio ENI, che sta attualmente sviluppando un sistema di cloud computing, nato però con idee diverse da quelle del cloud, e poi successivamente cambiate perché anche le necessità dell’azienda cambiavano.
Tale divisione spiega anche il motivo per cui nei sistemi ERP prevalga l’uso di patch, che danno risposte veloci ai nuovi problemi, ma non migliorano l’architettura del sistema, anzi tendono a peggiorarla.
Integrare i componenti è un’attività importante, perché componenti integrati permettono di risparmiare tempo e ridurre errori dovuti alla trascrizione manuale dei dati. I fatti di una organizzazione sono uguali ovunque (amministrazione dei servizi acquistati od erogati, tener conto di ciò che entra ed esce dall’azienda, etc) e sulla base di questi l’azienda stabilisce i propri obiettivi (quanto comprare, quanto produrre, etc). L’informatica supporta il business non solo in questi aspetti, ma anche mediante l’uso di strumenti come posta elettronica, intranet, sistemi per videoconferenze, sistemi di e-commerce, etc.
La tecnologia permette di rimuovere alcune mansioni, ma ne crea altre.
Nell’attività organizzativa si trovano sempre dei lavori ridondanti rispetto alla produzione di informazione utile, bisogna quindi tener presente 3 fatti:
- il lavoro eccedente non è immediatamente eliminabile;
- se la prestazione rimane invariata, c’è una riduzione del lavoro necessario;
- se però abbiamo progettato il sistema per migliorare l’esperienza utente, gli utenti richiederanno l’intervento umano.
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