C’è una sorta di bilanciamento sul lavoro che possiamo risparmiare e le nuove necessità: riducendo l’attività routinaria, è possibile creare nuovi tipi di lavoro.
Esempio: Fatturazione
Si prenda ad esempio la differenza tra fattura ed ordine: essa è presente solo nell’impostazione, ma in realtà i due documenti contengono grossomodo le stesse informazioni. Avere un sistema, che genera una fattura a partire dall’ordine, permette di gestire il processo in modo più rapido e con meno errori. Fino a qualche anno fa, invece, quando un’azienda acquistava dei prodotti, i documenti generati dal sistema dell’azienda fornitrice erano 3:
- l’ordine;
- la fattura dell’azienda fornitrice;
- la bolla di accompagnamento merce.
Era quindi necessario effettuare controlli per ogni passaggio: bolla-ordine, ordine-fattura, fattura-bolla. Tale processo era chiaramente costoso, sia in termini di tempo che di denaro, quindi era necessario rimuovere tali passaggi.
Per poterli rimuovere, l’azienda acquirente potrebbe dettare una condizione alla fornitrice: l’ordine è accettato solo se la bolla è identica all’ordine. Per rispettare questo vincolo, chiaramente, l’azienda fornitrice deve porre dei limiti sulla gestione dell’ordine, ad esempio respingendo variazioni successive dello stesso. L’acquirente abbatte i costi, ma la responsabilità viene quindi spostata tutta sull’azienda fornitrice che dovrà potersi rivalere di tale responsabilità.
Una seconda soluzione, potrebbe essere l’accordo tra acquirente e fornitore nello stabilire che l’ordine è aperto fintantoché la spedizione non è iniziata: solo a quel punto l’ordine non è modificabile e viene emessa la fattura. Questo riduce i controlli necessari fra ordine e fattura, ma è il magaziniere che, a questo punto, si assume la responsabilità dando conferma all’amministratore sulla merce entrata.
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