Systèmes de gestion de bases de données et SGBD

Il y a une sorte d'équilibre entre le travail que l'on peut économiser et les nouveaux besoins : en réduisant l'activité routinière, il est possible de créer de nouveaux types de travail.

Exemple : Facturation

Prenons par exemple la différence entre facture et commande : elle n'est présente que dans le paramétrage, mais en réalité les deux documents contiennent à peu près les mêmes informations. Avoir un système qui génère une facture à partir de la commande vous permet de gérer le processus plus rapidement et avec moins d'erreurs. Jusqu'à il y a quelques années, cependant, lorsqu'une entreprise achetait des produits, les documents générés par le système de l'entreprise fournisseur étaient 3 :

• l'ordre;
• la facture du fournisseur ;
• le bon de livraison.

Il fallait donc procéder à des vérifications à chaque étape : commande-facture, commande-facture, facture-facture. Ce processus était clairement coûteux, à la fois en termes de temps et d'argent, de sorte que ces étapes ont dû être supprimées.

Afin de pouvoir les supprimer, la société acheteuse pourrait imposer une condition au fournisseur : la commande n'est acceptée que si la facture est identique à la commande. Pour respecter cette contrainte, il est clair que l'entreprise fournisseur doit imposer des limites à la gestion de la commande, par exemple en refusant les variations ultérieures de celle-ci. L'acheteur réduit les coûts, mais la responsabilité est donc entièrement reportée sur l'entreprise fournisseur qui devra pouvoir revendiquer cette responsabilité.

Une deuxième solution pourrait être l'accord entre l'acheteur et le fournisseur pour établir que la commande est ouverte jusqu'au début de l'expédition : ce n'est qu'à ce moment-là que la commande ne peut pas être modifiée et que la facture est émise. Cela réduit les contrôles nécessaires entre la commande et la facture, mais c'est le magasinier qui, à ce stade, assume la responsabilité en donnant une confirmation à l'administrateur sur les marchandises entrantes.

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