Es besteht eine Art Gleichgewicht zwischen der Arbeit, die wir einsparen können, und den neuen Bedürfnissen: Durch die Reduzierung der Routinetätigkeit ist es möglich, neue Arten von Arbeit zu schaffen.
Beispiel: Abrechnung
Nehmen Sie zum Beispiel den Unterschied zwischen Rechnung und Bestellung: Er ist nur im Setup vorhanden, in Wirklichkeit enthalten die beiden Dokumente jedoch ungefähr die gleichen Informationen. Mit einem System, das ausgehend von der Bestellung eine Rechnung erstellt, können Sie den Prozess schneller und mit weniger Fehlern verwalten. Wenn ein Unternehmen jedoch Produkte kaufte, generierte das System des Zulieferunternehmens bis vor einigen Jahren folgende Dokumente:
- die Bestellung;
- die Rechnung des Lieferanten;
- den Packzettel.
Daher war es notwendig, für jeden Schritt eine Prüfung durchzuführen: Bestellung-Rechnung, Bestellung-Rechnung, Rechnung-Rechnung. Dieser Prozess war eindeutig zeit- und kostenintensiv, daher mussten diese Schritte entfernt werden.
Um sie entfernen zu können, könnte das einkaufende Unternehmen dem Lieferanten eine Bedingung diktieren: Die Bestellung wird nur angenommen, wenn die Rechnung mit der Bestellung identisch ist. Um dieser Einschränkung nachzukommen, muss das Lieferunternehmen natürlich die Verwaltung der Bestellung einschränken, indem es beispielsweise spätere Änderungen derselben ablehnt. Der Einkäufer spart Kosten, aber die Verantwortung wird dadurch vollständig auf das Lieferunternehmen verlagert, das diese Verantwortung übernehmen muss.
Eine zweite Lösung könnte darin bestehen, zwischen Käufer und Lieferant zu vereinbaren, dass die Bestellung bis zum Beginn des Versands offen bleibt: Erst zu diesem Zeitpunkt kann die Bestellung nicht geändert und die Rechnung nicht ausgestellt werden. Dies reduziert die notwendigen Kontrollen zwischen Bestellung und Rechnung, aber es ist der Lagerverwalter, der zu diesem Zeitpunkt die Verantwortung übernimmt und dem Verwalter die eingehenden Waren bestätigt.
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