Er is een soort evenwicht tussen het werk dat we kunnen besparen en de nieuwe behoeften: door de routinematige activiteit te verminderen, is het mogelijk om nieuwe soorten werk te creรซren.
Voorbeeld: Facturering
Neem bijvoorbeeld het verschil tussen factuur en bestelling: het is alleen aanwezig in de setup, maar in werkelijkheid bevatten de twee documenten ongeveer dezelfde informatie. Met een systeem dat een factuur genereert vanaf de bestelling, kunt u het proces sneller en met minder fouten beheren. Maar tot een paar jaar geleden, toen een bedrijf producten kocht, waren de documenten die door het systeem van het leveranciersbedrijf werden gegenereerd 3:
- de bestelling;
- de factuur van de leverancier;
- de pakbon.
Het was dus noodzakelijk om controles uit te voeren voor elke stap: order-factuur, order-factuur, factuur-factuur. Dat proces was duidelijk kostbaar, zowel in termen van tijd als geld, dus die stappen moesten worden verwijderd.
Om ze te kunnen verwijderen, zou het inkopende bedrijf een voorwaarde aan de leverancier kunnen opleggen: de bestelling wordt alleen geaccepteerd als de factuur identiek is aan de bestelling. Om aan deze beperking te voldoen, moet het leveranciersbedrijf duidelijk beperkingen stellen aan het beheer van de bestelling, bijvoorbeeld door latere variaties ervan af te wijzen. De inkoper snijdt kosten, maar de verantwoordelijkheid wordt daarmee geheel verschoven naar het toeleverende bedrijf dat deze verantwoordelijkheid zal moeten kunnen opeisen.
Een tweede oplossing zou de overeenkomst kunnen zijn tussen koper en leverancier om vast te stellen dat de bestelling openstaat totdat de verzending is begonnen: alleen op dat moment kan de bestelling niet worden gewijzigd en wordt de factuur opgemaakt. Dit vermindert de noodzakelijke controles tussen bestelling en factuur, maar het is de magazijnier die op dit punt de verantwoordelijkheid op zich neemt en de administrateur een bevestiging geeft van de binnenkomende goederen.
Plaats op:
Lees meer bij Online Web Agency
Schrijf u in om de nieuwste artikelen per e-mail te ontvangen.
