Існує певний баланс між роботою, яку ми можемо заощадити, і новими потребами: скорочуючи рутинну діяльність, можна створювати нові види роботи.
Приклад: виставлення рахунків
Візьмемо, наприклад, різницю між рахунком-фактурою та замовленням: вона присутня лише в налаштуваннях, але насправді ці два документи містять приблизно однакову інформацію. Наявність системи, яка генерує рахунок-фактуру, починаючи з замовлення, дозволяє вам керувати процесом швидше та з меншою кількістю помилок. Однак ще кілька років тому, коли компанія купувала продукцію, система компанії-постачальника створювала 3 документи:
- Замовити;
- рахунок постачальника;
- пакувальний лист.
Тому необхідно було перевірити кожен крок: замовлення-рахунок, замовлення-рахунок, рахунок-фактура. Очевидно, цей процес був дорогим як з точки зору часу, так і грошей, тому ці кроки довелося видалити.
Щоб мати можливість їх усунути, компанія-покупець може продиктувати постачальнику умову: замовлення приймається лише в тому випадку, якщо рахунок ідентичний замовленню. Зрозуміло, що для дотримання цього обмеження компанія-постачальник повинна обмежити управління замовленням, наприклад, відхиляючи наступні його варіанти. Покупець скорочує витрати, але відповідальність, таким чином, повністю перекладається на компанію-постачальника, яка повинна мати можливість вимагати відповідальності за цю відповідальність.
Другим рішенням може бути домовленість між покупцем і постачальником про встановлення того, що замовлення залишається відкритим, доки не почнеться відвантаження: тільки в цей момент замовлення не можна змінити, а рахунок-фактура виставляється. Це зменшує кількість необхідних перевірок між замовленням і рахунком-фактурою, але на цьому етапі відповідальність бере на себе комірник, який підтверджує адміністратору надходження товарів.
Дізнайтеся більше в Online Web Agency
Підпишіться на отримання останніх статей електронною поштою.