Para comprender los sistemas de información que se utilizan en una organización, se deben tener en cuenta dos historias:
- la historia de la tecnología, porque si una empresa nació hace treinta años, las tecnologías que habrá adoptado estarán muy influenciadas por la historia;
- la historia de las empresas, porque para muchas empresas la historia no es lineal, sino que está sujeta a fusiones, escisiones, adquisiciones, y por lo tanto su sistema de información habrá cambiado con ellas.
La evolución de la empresa es importante para quienes desarrollan sistemas de información: los sistemas de información son entidades dinámicas y en ocasiones están sujetos a plazos muy ajustados.
Para desarrollar el sistema de información de una empresa, ante todo es necesario comprender cuáles son las necesidades de las organizaciones. El primer paso es interpretar las necesidades de la empresa y saber entender los problemas, intentando captar la idea de cómo funciona. De hecho, hoy las organizaciones ya no son capaces de decir lo que necesitan sin imaginar la solución que les gustaría (por ejemplo, no piden "gestionar la logística", sino que piden "una base de datos para logística "). Por tanto, nuestra tarea es saber interpretar estas necesidades: cada empresa tiene finalidades y motivos diferentes, por lo que es necesario crear sistemas que respondan a cada una de las necesidades.
Por lo tanto, el primer problema consiste en ser capaz de:
- identificar toda la información posible, ya que es imposible acceder a todos ellos, ya que nadie dentro de la empresa conoce cada parte del sistema en su poder,
- poder asesorar a la empresa en las elecciones a realizar, escuchando sus necesidades.
Luego queremos distinguir las tres facetas de los sistemas, analizando los niveles de integración entre estos hechos, identificando los puntos de rigidez, los problemas emergentes (nos indicarán de dónde provienen las preguntas que harán los puntos de rigidez de los problemas).
Dada la rigidez a la que están sometidos los problemas, la cuestión ya no es la de integrar un fecha X con una fecha Y, pero está por definir las posibilidades de integración. Los costos de integración deben reducirse, permitiendo que una organización cambie radicalmente su estructura.
Otro problema a afrontar es el de dónde poner los servicios: es posible dotar a la empresa de un correo electrónico, pero si hay un sistema de gestión de clientes, por ejemplo, podemos integrar el correo electrónico a ese sistema. De hecho, hoy en día muchos sistemas de gestión de documentos integran tecnologías como el correo electrónico.
El problema de la integración también surge en esta área: cuanto más nos movemos hacia el groupware, más problemas de integración tenemos con respecto a las herramientas utilizadas y sus sectores de uso.
Para pensar mejor, haremos una foto de lo que contiene. Italia, por dos razones:
- probablemente nos encontraremos analizando las organizaciones italianas;
- Las empresas italianas tienen características únicas.
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