Existe una especie de equilibrio entre el trabajo que podemos ahorrar y las nuevas necesidades: al reducir la actividad rutinaria, es posible crear nuevos tipos de trabajo.
Ejemplo: facturación
Tomemos, por ejemplo, la diferencia entre factura y pedido: solo está presente en el entorno, pero en realidad los dos documentos contienen aproximadamente la misma información. Tener un sistema, que genera una factura a partir del pedido, te permite gestionar el proceso de forma más rápida y con menos errores. Sin embargo, hasta hace unos años, cuando una empresa compraba productos, los documentos generados por el sistema de la empresa proveedora eran 3:
- el orden;
- la factura de la empresa proveedora;
- El albarán de entrega.
Por lo tanto, era necesario realizar controles para cada paso: orden-factura, orden-factura, factura-factura. Este proceso fue claramente costoso, tanto en términos de tiempo como de dinero, por lo que fue necesario eliminar estos pasos.
Para eliminarlos, la empresa compradora podría imponer una condición al proveedor: el pedido se acepta solo si el albarán de entrega es idéntico al pedido. Para cumplir con esta restricción, por supuesto, la empresa proveedora debe poner límites a la gestión del pedido, por ejemplo, rechazando cambios posteriores al mismo. El comprador reduce los costes, pero luego la responsabilidad pasa por completo a la empresa proveedora, que debe poder reclamar esta responsabilidad.
Una segunda solución podría ser el acuerdo entre comprador y proveedor para establecer que el pedido está abierto mientras no haya comenzado el envío: solo en ese momento no se puede modificar el pedido y se emite la factura. Esto reduce los controles necesarios entre el pedido y la factura, pero es el encargado del almacén quien, en este punto, asume la responsabilidad confirmando al administrador sobre la mercancía recibida.
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