Existe uma espécie de equilíbrio entre o trabalho que podemos economizar e as novas necessidades: reduzindo a atividade rotineira, é possível criar novos tipos de trabalho.
Exemplo: Faturamento
Tomemos, por exemplo, a diferença entre fatura e pedido: ela está presente apenas na configuração, mas na realidade os dois documentos contêm aproximadamente as mesmas informações. Ter um sistema que gere uma fatura a partir da encomenda permite-lhe gerir o processo de forma mais rápida e com menos erros. Até alguns anos atrás, porém, quando uma empresa comprava produtos, os documentos gerados pelo sistema da empresa fornecedora eram 3:
- a ordem;
- a fatura do fornecedor;
- a guia de remessa.
Por isso, foi necessário realizar verificações para cada etapa: pedido-fatura, pedido-fatura, fatura-fatura. Esse processo era claramente caro, tanto em termos de tempo quanto de dinheiro, então essas etapas tiveram que ser removidas.
Para poder retirá-los, a empresa compradora poderia impor uma condição ao fornecedor: a encomenda só é aceite se a factura for idêntica à encomenda. Para cumprir este constrangimento, evidentemente, a empresa fornecedora deve colocar limites à gestão da encomenda, por exemplo rejeitando variações posteriores da mesma. O comprador reduz os custos, mas a responsabilidade é, portanto, totalmente transferida para a empresa fornecedora, que deverá poder reivindicar a responsabilidade por essa responsabilidade.
Uma segunda solução poderia ser o acordo entre comprador e fornecedor em estabelecer que o pedido está aberto até o início do embarque: somente nesse momento o pedido não pode ser modificado e a nota fiscal é emitida. Isso reduz as verificações necessárias entre o pedido e a fatura, mas é o armazenista que, neste momento, assume a responsabilidade, dando ao administrador a confirmação da entrada da mercadoria.
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