Υπάρχει ένα είδος ισορροπίας μεταξύ της εργασίας που μπορούμε να εξοικονομήσουμε και των νέων αναγκών: με τη μείωση της δραστηριότητας ρουτίνας, είναι δυνατή η δημιουργία νέων τύπων εργασίας.
Παράδειγμα: Χρέωση
Πάρτε για παράδειγμα τη διαφορά μεταξύ τιμολογίου και παραγγελίας: υπάρχει μόνο στη ρύθμιση, αλλά στην πραγματικότητα τα δύο έγγραφα περιέχουν περίπου τις ίδιες πληροφορίες. Έχοντας ένα σύστημα που δημιουργεί ένα τιμολόγιο ξεκινώντας από την παραγγελία σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τη διαδικασία πιο γρήγορα και με λιγότερα σφάλματα. Μέχρι πριν από λίγα χρόνια, ωστόσο, όταν μια εταιρεία αγόραζε προϊόντα, τα έγγραφα που δημιουργούνταν από το σύστημα της προμηθεύτριας εταιρείας ήταν 3:
- η σειρά;
- το τιμολόγιο του προμηθευτή·
- το δελτίο συσκευασίας.
Χρειάστηκε λοιπόν να γίνουν έλεγχοι για κάθε βήμα: παραγγελία-τιμολόγιο, παραγγελία-τιμολόγιο, τιμολόγιο-τιμολόγιο. Αυτή η διαδικασία ήταν σαφώς δαπανηρή, τόσο από άποψη χρόνου όσο και από πλευράς χρήματος, επομένως αυτά τα βήματα έπρεπε να αφαιρεθούν.
Για να μπορέσει να τα αφαιρέσει, η αγοραστική εταιρεία θα μπορούσε να υπαγορεύσει έναν όρο στον προμηθευτή: η παραγγελία γίνεται αποδεκτή μόνο εάν ο λογαριασμός είναι πανομοιότυπος με την παραγγελία. Για να συμμορφωθεί με αυτόν τον περιορισμό, είναι σαφές ότι η προμηθεύτρια εταιρεία πρέπει να θέσει όρια στη διαχείριση της παραγγελίας, για παράδειγμα απορρίπτοντας μεταγενέστερες παραλλαγές της. Ο αγοραστής μειώνει το κόστος, αλλά η ευθύνη μετατίθεται εξ ολοκλήρου στην εταιρεία προμηθευτή, η οποία θα πρέπει να είναι σε θέση να αναλάβει την ευθύνη για αυτήν την ευθύνη.
Μια δεύτερη λύση θα μπορούσε να είναι η συμφωνία μεταξύ αγοραστή και προμηθευτή για τη διαπίστωση ότι η παραγγελία είναι ανοιχτή μέχρι να ξεκινήσει η αποστολή: μόνο σε αυτό το σημείο η παραγγελία δεν μπορεί να τροποποιηθεί και να εκδοθεί το τιμολόγιο. Αυτό μειώνει τους απαραίτητους ελέγχους μεταξύ παραγγελίας και τιμολογίου, αλλά ο αποθηκάριος είναι αυτός που, σε αυτό το σημείο, αναλαμβάνει την ευθύνη δίνοντας επιβεβαίωση στον διαχειριστή για τα εισερχόμενα εμπορεύματα.
Μάθετε περισσότερα από το Online Web Agency
Εγγραφείτε για να λαμβάνετε τα πιο πρόσφατα άρθρα μέσω email.