किसी संगठन में उपयोग की जाने वाली सूचना प्रणालियों को समझने के लिए, दो कहानियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:
- प्रौद्योगिकी का इतिहास, क्योंकि यदि कोई कंपनी तीस साल पहले पैदा हुई थी, तो उसने जो प्रौद्योगिकियाँ अपनाई हैं, वे इतिहास से बहुत प्रभावित होंगी;
- कंपनियों का इतिहास, क्योंकि कई कंपनियों का इतिहास रैखिक नहीं है, बल्कि विलय, स्पिन-ऑफ, अधिग्रहण के अधीन है, और इसलिए उनकी सूचना प्रणाली उनके साथ बदल गई होगी।
कंपनी का विकास उन लोगों के लिए महत्वपूर्ण है जो सूचना प्रणाली विकसित करते हैं: सूचना प्रणाली गतिशील संस्थाएं हैं और कभी-कभी बहुत सख्त समय सीमा के अधीन होती हैं।
किसी कंपनी की सूचना प्रणाली विकसित करने के लिए सबसे पहले यह समझना आवश्यक है कि संगठन की ज़रूरतें क्या हैं। पहला कदम कंपनी की जरूरतों की व्याख्या करना और समस्याओं को समझना है, यह समझने की कोशिश करना कि यह कैसे काम करती है। वास्तव में, आज संगठन यह कहने में सक्षम नहीं हैं कि उन्हें उस समाधान की कल्पना किए बिना क्या चाहिए जो वे चाहते हैं (उदाहरण के लिए वे "लॉजिस्टिक्स का प्रबंधन करने में सक्षम होने" के लिए नहीं कहते हैं, बल्कि "ए" के लिए पूछते हैं डेटाबेस रसद के लिए")। इसलिए यह जानना हमारा काम है कि इन जरूरतों की व्याख्या कैसे करें: प्रत्येक कंपनी के अलग-अलग उद्देश्य और कारण होते हैं, इसलिए हमें ऐसे सिस्टम बनाने की जरूरत है जो प्रत्येक व्यक्तिगत जरूरत का जवाब दें।
इसलिए पहली समस्या यह करने में सक्षम होना है:
- सभी संभावित जानकारी की पहचान करें, क्योंकि उन सभी तक पहुंच पाना असंभव है, क्योंकि कंपनी के भीतर कोई भी उनके पास मौजूद सिस्टम के हर एक हिस्से को नहीं जानता है,
- कंपनी की ज़रूरतों को सुनकर, उसे चुनने के बारे में सलाह देने में सक्षम हो।
फिर हम सिस्टम के तीन पहलुओं को अलग करना चाहते हैं, इन तथ्यों के बीच एकीकरण के स्तर का विश्लेषण करना, कठोरता के बिंदुओं की पहचान करना, उभरती हुई समस्याएं (वे हमें दिखाएंगे कि प्रश्न कहां से आएंगे जो कठोरता के बिंदु बनाएंगे) समस्या)।
समस्याओं की कठोरता को देखते हुए, प्रश्न अब एकीकृत करने का नहीं रह गया है दातो एक्स के साथ ए दातो हाँ, लेकिन यह एकीकरण की संभावनाओं को परिभाषित करना है। एकीकरण लागत को कम किया जाना चाहिए, जिससे किसी संगठन को अपनी संरचना में मौलिक परिवर्तन करने की अनुमति मिल सके।
संबोधित करने की एक और समस्या यह है कि सेवाओं को कहां रखा जाए: कंपनी को ई-मेल से लैस करना संभव है, लेकिन उदाहरण के लिए, यदि कोई ग्राहक प्रबंधन प्रणाली है, तो हम ई-मेल को इस प्रणाली में एकीकृत कर सकते हैं। वास्तव में, कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ आज ई-मेल जैसी प्रौद्योगिकियों को एकीकृत करती हैं।
इस क्षेत्र में एकीकरण की समस्या भी उत्पन्न होती है: जितना अधिक हम ग्रुपवेयर की ओर बढ़ते हैं, उतनी ही अधिक हमारे पास एकीकरण की समस्याएं होती हैं जो उपयोग किए गए उपकरणों और उनके उपयोग के क्षेत्रों से संबंधित होती हैं।
Per ragionare meglio, faremo un quadro di quello che c’è in इटली, दो कारणों से:
- हम संभवतः स्वयं को इतालवी संगठनों का विश्लेषण करते हुए पाएंगे;
- इतालवी कंपनियों में अनूठी विशेषताएं हैं।
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