जो काम हम बचा सकते हैं और नई ज़रूरतों के बीच एक प्रकार का संतुलन है: नियमित गतिविधि को कम करके, नए प्रकार के काम बनाना संभव है।
उदाहरण: चालान करना
उदाहरण के लिए इनवॉइस और ऑर्डर के बीच अंतर को लें: यह केवल सेटअप में मौजूद है, लेकिन वास्तव में दोनों दस्तावेजों में लगभग समान जानकारी है। ऑर्डर से इनवॉइस उत्पन्न करने वाली प्रणाली होने से आप प्रक्रिया को अधिक तेज़ी से और कम त्रुटियों के साथ प्रबंधित कर सकते हैं। हालाँकि, कुछ साल पहले तक, जब कोई कंपनी उत्पाद खरीदती थी, तो आपूर्तिकर्ता कंपनी के सिस्टम द्वारा 3 दस्तावेज़ तैयार किए जाते थे:
- आदेश;
- आपूर्तिकर्ता कंपनी से चालान;
- माल वितरण नोट.
इसलिए प्रत्येक चरण के लिए जाँच करना आवश्यक था: ऑर्डर-स्लिप, ऑर्डर-चालान, चालान-पर्ची। यह प्रक्रिया समय और धन दोनों की दृष्टि से स्पष्ट रूप से महंगी थी, इसलिए उन चरणों को हटाना आवश्यक था।
उन्हें हटाने के लिए, क्रय कंपनी आपूर्तिकर्ता को एक शर्त बता सकती है: ऑर्डर केवल तभी स्वीकार किया जाता है जब डिलीवरी नोट ऑर्डर के समान हो। इस बाधा का सम्मान करने के लिए, स्पष्ट रूप से, आपूर्ति करने वाली कंपनी को ऑर्डर के प्रबंधन पर सीमाएं लगानी चाहिए, उदाहरण के लिए बाद में होने वाले परिवर्तनों को अस्वीकार करके। खरीदार लागत कम कर देता है, लेकिन जिम्मेदारी पूरी तरह से आपूर्तिकर्ता कंपनी पर स्थानांतरित हो जाती है जिसे इस जिम्मेदारी का दावा करने में सक्षम होना होगा।
दूसरा समाधान खरीदार और आपूर्तिकर्ता के बीच यह समझौता हो सकता है कि ऑर्डर शिपमेंट शुरू होने तक खुला रहेगा: केवल उस बिंदु पर ऑर्डर को संशोधित नहीं किया जा सकता है और चालान जारी नहीं किया जा सकता है। यह ऑर्डर और चालान के बीच आवश्यक जांच को कम कर देता है, लेकिन यह गोदाम कर्मचारी है, जो इस बिंदु पर, प्राप्त माल पर प्रशासक को पुष्टि देकर जिम्मेदारी लेता है।
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